Viktig beskjed: Noen eposter til styret har ikke kommet frem

Dette er en beskjed vi ønsker at flest mulig får med seg, fordi det kan ha påvirket mange som ikke engang trenger å være, eller ha vært, medlem hos oss.

Kort oppsummering

I august oppdaget vi at noen eposter til styret@oslobdsm.no ikke kom frem, og har gjort endringer i epostoppsettet vårt for å unngå dette fremover. Oppsettet har vært det samme gjennom mange styreperioder, og det betyr at enkelte henvendelser, varsler, og annet viktig kan ha blitt borte de siste årene. Har du eller noen andre du kjenner sendt epost til styret og ikke fått svar, beklager vi på det sterkeste og oppfordrer til å sende oss eposten på nytt hvis innholdet fortsatt er relevant.

Problemet skal nå være løst, men hvis du ikke får svar tilbake på henvendelser til styret@oslobdsm.no, ta kontakt på Fetlife, eventuelt send mail direkte til leder@oslobdsm.no.

For de som er interessert, eller sitter i styret til andre organisasjoner som også bruker Google Workspace, les videre for flere detaljer.

Hva har skjedd

Vi begynte å ane ugler i mosen i august etter at en person vi har kontakt med sendte en epost til styret@oslobdsm.no, uten at den kom frem etter flere forsøk (og lå heller ikke i spam). styret@oslobdsm.no er en gruppe satt opp i vår Google Workspace, som videresender innkommende eposter til @oslobdsm.no-adressene til alle sittende styremedlemmer.

I forbindelse med feilsøking i kjølvannet av den forsvunne eposten, fant vi muligheten til å skru på at på at avsendere får eventuelle feilmeldinger i retur. Og derfra tok det ikke lang tid før vi fikk beskjed om at avsendere hadde fått feilmelding om at epostene deres ble klassifisert som spam.

Etter å ha undersøkt nærmere fant vi ut at gruppen var satt opp slik at eposter som ble klassifisert som spam, krevde manuell godkjenning av en av gruppens moderatorer før de ble sendt videre til gruppens deltakere. Vedkommende som var satt opp som moderator skulle normalt ha fått en jevnlig rapport om slike eposter, men dette dukket av en ukjent grunn aldri opp.

Styremedlemmene sjekker spam-innboksene sine fra tid til annen, men når noe flagges som spam allerede av gruppen styret@oslobdsm.no, så sendes det ikke videre til individuelle styremedlemmer. Og i mangelen på rapporter om innkommende spam endte epostene i praksis med å forsvinne uten spor.

Vi er en frivillig organisasjon og oppsettet har blitt arvet fra styre til styre i flere år. Vi skal ikke peke finger på noen i et tidligere styre. Realiteten med epost er at det kan ha vært satt opp etter boka en gang i tiden, og så har utviklingen i teknologi og standarder etterpå gjort at man også må gjøre endringer i eget oppsett for at det skal fungere optimalt. Dette er ofte ikke så lett å få med seg med mindre man har IT-kompetanse på området og samtidig har ansvar for å forvalte et epostoppsett.

Tiltak

  1. Viktigst av alt: Vi har skrudd av moderering på styret@oslobdsm.no, nå skal eposter dit gå direkte gjennom til styremedlemmene.
  2. Person i styret (kartotekfører), jobber med IT, og har fått tilgang til å administrere Google Workspace for å følge opp.
  3. Dette skrivet, for å opplyse medlemmer og andre som kan ha sendt oss epost som har forsvunnet om situasjonen. I tillegg spre info til andre klubber som bruker Google Workspace og kan være rammet av samme problem. Ved spørsmål, ta gjerne kontakt!