Styret i Oslo BDSM har nylig bestemt at vi vil opprette en IT-gruppe, og ønsker derfor kontakt med IT-kompetente kinkstere! Gruppens formål er å bidra til drift og videreutvikling av IT-systemene vi bruker, og samle kompetanse slik at ikke alt står og faller på hvorvidt det velges IT-kyndige medlemmer til styret. I tillegg håper vi at det åpner for muligheten til å ta i bruk eller utvikle nye systemer, samt å dele kunnskap og samarbeide med andre klubber og foreninger.
Vår tanke med gruppen er at den skal være åpen for at deltakerne har varierende grad av kapasitet, og at det ikke skal være et krav om at alle må ta på seg formelt ansvar for systemer. For å ta et konkret eksempel: Hvis du har mye kompetanse, men liten kapasitet, vil det fortsatt ha stor verdi at andre i gruppen kan spørre deg om råd, få kvalitetssikret arbeid, få en heads up om ny funksjonalitet i løsninger vi bruker, o.l.
Kunne du tenkt deg å bidra? Ta kontakt med styret@oslobdsm.no!
Bakgrunn
Oslo BDSM har flere IT-systemer slik som hjemmesiden, Google Workspace, Slack og Vippsnummer. Vi har ambisjoner om å innføre flere, slik som digitalt medlemskortsystem og et betalingssystem på nettsiden (basert på Vipps på Nett).
I dag sitter det én person i styret med rundt 8 års erfaring som utvikler, som har tatt over mer ansvar på IT-siden, stått for ny hjemmeside og har kommet veldig langt med både medlemskortsystem og betalingsløsning. I forbindelse med at vi ønsker å ta i bruk medlemskortsystemet, så har vi innsett at det vil gjøre oss veldig sårbare hvis kun én person kan drifte det og få ut feilrettinger og endringer hvis noe oppstår. Mest sannsynlig vil dette være en triviell mengde arbeid i løpet av et år, om noe. Men vi kan naturlig nok ikke være avhengige av at én person alltid er tilgjengelig eller kan ha dette ansvaret for evig og alltid.
Systemer og eksempler på behov
Her er en oversikt over systemer vi har i dag og som vi har på trappene. Et generelt behov som gjelder på tvers av systemene er kontinuerlig fokus på sikkerhet og personvern, da dette er et område som er under konstant utvikling. Vi har tatt flere grep i senere år, slik som å innføre tofaktorautentisering på Google Workspace og Fetlife for å hindre at sensitiv informasjon kan leses hvis et passord kommer på avveie.
Hjemmesiden
Hjemmesiden er satt opp med WordPress og et egenutviklet tema med ulike blokker for funksjonalitet. I tillegg er det en synkroniseringsmekanisme for å hente arrangementer fra Fetlife og få de inn i Google sin kalender, som igjen brukes på nettsiden. Det er kun installert én tredjeparts-plugin (som gjør det lettere for søkemotorer å indeksere oss), for å unngå at det blir vanskelig å oppgradere WordPress.
Behov
- Holde WordPress oppdatert med jevne mellomrom, så vi ikke sitter på en utdatert og sårbar løsning. Egenutviklet funksjonalitet og tredjeparts-plugins kan kreve noe tilpasning til ny versjon.
- Integrere betalingsløsning når vi får det innvilget. Siden har ikke brennende behov for ny funksjonalitet utenom det, men har vi kapasitet er det garantert mer som kan gjøres.
- Kunnskap om innhold. For at siden skal fungere bra over tid er vi avhengig av at noen tar eierskap til innholdet som puttes inn, og sørger for at det overholder standarder med tanke på formatering, bruk av bilder, mm., for å sikre søkbarhet, mobilvennlighet osv.
- Forvalte server / hosting, og domeneoppsett.
Google Workspace
Workspace brukes hovedsakelig til Gmail, Calendar, Forms og Drive. Gmail brukes til alle epostene til oslobdsm.no. Calendar brukes til den offentlige kalenderen med arrangementer. Forms brukes til påmeldinger. Drive brukes til å lagre informasjon som brukes innad i styret, og enkelte ganger også for å dele større dokumenter når vi sender epost til alle medlemmer. Vi har en «Google Workspace for Nonprofits»-lisens.
Behov
- Dele kunnskap om smartere bruk. Det kan spare styremedlemmer for mye arbeid, heve kvaliteten på arbeidet vårt og øke institusjonelt minne. Konkret eksempel: Vi fikk lagt til funksjonalitet på skjemaene til de mest populære arrangementene våre slik at festansvarlig får epostvarsel etter et gitt antall påmeldinger, og at skjemaet stenger seg selv når kapasiteten er nådd. Dette gjør at festansvarlig slipper å følge med i arbeidstiden samme dag som arrangementet skal holdes.
- Forvalte oppsettet. Selv om et oppsett fungerer bra i dag, så kan det skje endringer i standarder eller teknologi som krever oppdateringer av vårt oppsett. Et godt eksempel er epostoppsettet, som vi har skrevet om i egen sak.
Slack
Kommunikasjon innad i styret, med frivillige og med medlemmer (vi hadde egen kanal i forbindelse med foreslåtte vedtektsendringer, hvor de som var interessert kunne stille spørsmål og starte diskusjoner på forhånd).
Behov
- Vi har tatt flere grep for å gjøre Slack til et nyttig og mer oversiktlig verktøy for å kommunisere og samarbeide, og få diskusjoner bort fra mail. Vi er fortsatt åpne for innspill rundt hvordan Slack kan brukes enda mer effektivt.
Vippsnummer
Vippsnummer brukes til å ta i mot betalinger, ved at brukere kan søke oss opp i Vipps.
Behov
- Vi har allerede innført kategorier for å gjøre det enklere å klassifisere betalinger, men ser gjerne på flere forbedringer. Noe av behovet faller bort hvis vi får en betalingsløsning på plass, men dette kan ta tid på grunn av krav fra leverandør.
Kommende system: Digitalt medlemskort
I dag må medlemskort skrives ut, skjæres til og lamineres for hånd. Dette er en tidkrevende prosess og gjør at mange må forholde seg til midlertidige medlemskort, eller vise til Vipps-betaling og epost fra kartotekføre, i påvente av fysisk medlemskort. Kartotekfører har utviklet et digitalt medlemskortsystem kalt Skog & Mark (se presentasjon, og nå står det hovedsakelig på at vi trenger flere til å forvalte systemet før vi kan ta det i bruk. Skog & Mark er skrevet i React + TypeScript og hostes på Firebase.
Behov
- Flere som har god nok oversikt over koden og systemet til å kunne gjøre feilrettinger og slippe ny versjon. Å ha flere som kan bidra med dette er en forutsetning for å kunne ta Skog & Mark i bruk, sånn at ikke alt står på én person.
- Utvikle ny funksjonalitet. Første utgave vil dekke det viktigste når det kommer til visning av medlemskort, og er sånn sett «komplett». Hvis vi har kapasitet, kan vi se på ting som å bake inn fornyelse og billetter til arrangementer.
- Spre Skog & Mark til andre klubber og foreninger.
Kommende system: Betalingsløsning
Vi ønsker å ha en betalingsløsning på nett, for innmeldinger, påmeldinger og potensielt andre ting. Vi er foreløpig i en prosess for å få innvilget Vipps på Nett, men uavhengig av løsning vil vi trenge en eller annen form for integrasjon på nettsiden våre. Vi har kommet et stykke med en prototype.
Behov
- Ha god nok oversikt over koden til å kunne gjøre feilrettinger og kunne slippe ny versjon. Å ha flere som kan bidra med dette er en forutsetning for å kunne ta betalingsløsningen i bruk, sånn at ikke alt står på én person.