Utfordringer rundt frivillighet og en mulig løsning

Nå i høst skjedde det vi jobber hardt for å unngå: Vi måtte avlyse arrangementer på grunn av mangel på frivillige. Det har i tillegg vært nære på med flere andre arrangementer. Samtidig har vi rekordmange medlemmer, flere arrangementer ukentlig og en solid økonomi, så de fleste piler peker oppover.

Fokuset i 2023 er å komme dit hvor driften av Nonna er bærekraftig i lengden. I denne writingen ønsker vi derfor å gi alle innsikt i situasjonen og hva styret tror kan være veien videre. Vi ønsker også å høre deres idéer og innspill.

Bakgrunn og utfordringer

Det har vært to veldig spesielle år på grunn av COVID-19, hvor nedstengninger og restriksjoner har gjort det vanskelig å få kontinuitet rundt frivillighet, i tillegg til å ødelegge momentet rundt initiativer vi har satt i gang for å øke antallet frivillige.

Nå er heldigvis pandemien over for de fleste, og vi har forhåpentligvis ingen flere nedstengninger foran oss. Samtidig har det vært en stor og konstant strøm arbeid etter siste gjenåpning. Og en bitter ironi er at flere av styremedlemmene som har hatt mest med frivillige å gjøre og er best skikket til å følge de opp, har vært overarbeidet med selve arrangementene og har dermed ikke hatt kapasitet nok til alt.

Noen frivillige har vært trofaste over lengre tid og er viktige ressurser. Men det er ikke til å stikke under en stol at vi sliter med at en del nye frivillige tar ingen eller få vakter etter de har fått opplæring. Opplæring er tidkrevende og en flaskehals når det kommer til å ta inn nye frivillige.

Styremedlemmer velges på årsmøtet. Det har sjelden vært overflod av kandidater. De som faktisk stiller er heldigvis sterke ressurser for Nonna og kan bidra med mye, men det er veldig ofte på andre områder enn akkurat det som går på å avholde enkeltarrangementer. Se kommentaren under writingen for mer rundt dette. Oppå det hele kommer variasjoner i styremedlemmenes kapasitet, og vi har tidligere vært sårbare rundt eksamenstider hvor flere av forståelige grunner må prioritere skole.

Veien videre: Egen driftsgruppe?

Tiden er overmoden for å se på om vi kan gjøre noe annerledes slik at driften av klubben blir stabil og bærekraftig i lengden. En idé som har modnet en del i 2022 er å ha en egen driftsgruppe som skal ta mange av oppgavene styret har i dag.

Idéen om driftsgruppe baserer seg på følgende teori: Det finnes flere som kan ta ansvar rundt drift, men med dagens modell må man bli valgt inn i styret for å kunne gjøre det effektivt. Å sitte i styret drar med seg en del forskjellige forpliktelser, og vi ser en tydelig tendens hvor personer som er mest interessert i det praktisk er mindre interessert i det formelle, og omvendt.

Med kun ni styremedlemmer har vi egentlig ikke nok av noen av delene, og det er begrenset hvor mye vi kan utvide styret før det blir for mange kokker.

Et av de store målene med en egen driftsgruppe er å ha verv som er laget for at de uvurderlige «do-erne» våre skal kunne fokusere på det de er aller best på:
Holde lysene på, og sørge for at vi fortsatt er i stand til å ha et rikt tilbud med arrangementer fremover i et spennende og velholdt lokale.

Foreløpige tanker rundt en mulig driftsgruppe

Driftsgruppa skal være myntet på de som ønsker å ta større ansvar og bidra. Du har kanskje vurdert å bli med i styret, men ønsker hovedsakelig å holde i det praktiske, da vil denne gruppa være egnet.
Medlemmer av driftsgruppa skal ha kunnskap og myndighet nok til å fylle inn for styremedlemmer på arrangementer.
Vi ønsker at driftsgruppa skal være sidestilt styret i mange sammenhenger (men naturlig nok ikke alle, siden dere ikke er valgt av årsmøtet).
Flere får mulighet til selvstendig ansvar og kan ta større eierskap over Nonna.
Vi blir totalt en mye større gjeng som har formelt ansvar i klubben. Da blir det lettere å følge med på hvordan kulturen og miljøet utvikler seg, samt være gode og effektive ambassadører.
Gruppa vil ha tett kontakt med styret og vil bli konsultert rundt driftsrelaterte avgjørelser.
Å frikoble driftsansvar fra styreperioder vil være gunstig med tanke på at vi kan ta inn nye i driftsgruppa når de melder seg, heller enn å måtte vente til neste årsmøte. I tillegg er vi ikke prisgitt at driftsorienterte kandidater stiller til styrevalg.
Det er ingen hemmelighet at ildsjelder blant styremedlemmer av og til faller fra fordi de rett og slett er lei mye av styrearbeidet. Vi håper at en driftsgruppe vil være et fristende alternativ for de som fortsatt har kapasitet og ting de er interessert i å bidra med.

Hva skal driftsgruppa gjøre?

Vi håper at vi kan utvikle driftsgruppen slik at den på sikt kan dekke det meste rundt gjennomføring av arrangementer, slik som tilstedeværelse, annonsering, og organisering av bemanning og vask.
I starten vil vi fokusere på at bidragsytere utenfor styret tar over konkrete oppgaver, og samtidig involveres med styret i tettere grad enn det som har vært vanlig før.
Vi ønsker å ha mange flere temakvelder igjen, men ansvaret har i senere år falt tilbake fra undergrupper til styret og det begrenser kapasiteten. En driftsgruppe vil være aktuell for å utvikle tilbudet vårt innen temakvelder, enten ved å ta ansvar selv eller organisere undergrupper.
Være ambassadører for klubben og et trygt kontaktpunkt for medlemmer og deltakere, noe styremedlemmene også vil fortsette å være. Vi skal sammen bidra til en stadig bedre kultur.
Oppussing er også noe en driftsgruppe potensielt kan holde i om gruppa har nevenyttige og interesserte medlemmer.
Det finnes i en uendelig mengde med ting vi i teorien kunne ha gjort i klubben som det ikke finnes kapasitet til i dag i styret. Er vi flere som er i posisjon til å få gjennom initiativer er det mulig å ta tak i mer av dette. Med andre ord vil driftsgruppa også kunne fungere for noen som kan bidra på områder vi ikke dekker i dag, men dette må vi komme litt tilbake til når flere oppgavene styret har i dag er dekket.
Vi ser at det finnes mange blant medlemmene våre i miljøet generelt som har kule idéer, men i dag er det vanskelig for noen utenfor styret å gjøre noe. En driftsgruppe vil gjøre det lettere å koordinere og følge opp eksterne bidragsytere som kan gjøre konkrete ting for oss i kortere perioder.

Vi trenger hjelp til å få i gang en driftsgruppe

Vi har ikke risset verken navnet eller konseptet driftsgruppe i stein, men vi kommer allerede nå til å begynne å søke personer som kan hjelpe oss med å realisere målet om bærekraftig drift, enten ved å bygge en driftsgruppe eller finne på noe annet lurt. Styret skulle gjerne kommet i gang med dette arbeidet så fort som mulig, men vi har rett og slett ikke nok ledig kapasitet (ironisk nok) og håper derfor vi kan få hjelp.

Målet om bærekraftig drift kanskje det viktigste vi kan jobbe mot på kort sikt. Ikke bare letter det situasjonen for alle som bidrar med frivillig innsats gjennom styrearbeid, bemanning av bar/dør, vask, mm., det vil også gjøre at færre blir utslitt og dermed blir værende som bidragsytere over lengre tid.

Hvem ser vi etter?

Personer som kan realisere målet om bærekraftig drift, ved å hjelpe oss å få i land et initiativ rundt dette. I utgangspunktet ønsker vi å få dannet en driftsgruppe slik vi ser det for oss i writingen vår. Når det er sagt er verken navnet eller konseptet risset i stein og vi er både åpne for forslag til hvordan en driftsgruppe skal se ut og for helt andre konsepter, så lenge vi oppnår målet om bærekraftig drift.

Vi er avhengige av folk vi kan stole på, som er flinke til å organisere og som følger opp ansvaret de tar på seg. Først og fremst ser vi etter personer som allerede har tilknytning og kjennskap til Nonna. Her er noen eksempler på personer vi har på ønskelista vår:

Tidligere styremedlemmer.
Nåværende eller tidligere frivillige.
Personer som på andre måter har tatt ansvar på Nonna, slik som å holde introer eller sitte i valgkomitéen.
Medlemmer som er godt kjent på Nonna.

Å oppfylle ett eller fler av disse punktene er ikke et absolutt krav om det skulle dukke opp noen som av andre grunner er ekstremt godt egnet. Vi har det allikevel som et utgangspunkt for å hindre masse merarbeid for styremedlemmer som allerede er alt for opptatt med frivillighet allerede, siden disse blir naturlig kontaktpunkt for de som skal hjelpe med dette initiativet.

Hvordan vil dette arbeidet foregå?

Akkurat dette punktet må gå seg litt til basert på hvem og hvor mange som melder seg. Vi ser for oss at vi setter opp et møte mellom de styret har sagt ja til og utvalgte styremedlemmer, for å idémyldre rundt løsningen og finne noen klarere rammer for arbeidet videre.

Et lite tillegg om dagens situasjon

Nonna drives utelukkende av frivillig innsats. I lang tid har det vært en liten gruppe fra styret og de frivillige som har fått arrangementene til å gå rundt, ved å være tilstede under arrangementet og ta seg av rydding og vask etterpå. Dette har de klart ved å legge ned en berømmelig innsats – som langt overgår hva man egentlig kan forvente av noen i en frivillig organisasjon.

Men hva med resten av styret? Det er ikke slik at de hviler på laurbærene heller. Det er mye annet som må gjøres i klubben utenom selve gjennomføringen av arrangementene, slik som regnskap, kartotek, innkjøp, håndtere påmeldinger og svare på henvendelser, for å nevne noe. I tillegg kommer oppgaver som bør gjøres for at klubben skal bli et bedre sted å være for alle, og ting som bør gjøres for å effektivisere slik at vi kan få mer utbytte for timene med frivillig arbeid. Et eksempel på sistnevnte er den digitale døråpneren, som sparer mye logistikk rundt fysiske nøkler.

I tillegg kommer oppussing og oppgradering av lokalene, oppdatering av vedtekter og leveregler, og å ta bekymringsmeldinger alvorlig. Sistnevnte bruker vi en del tid på, og vi prøver også å gjøre det lettere for medlemmer og andre å ta kontakt.