Hei alle!
Vi ser etter egnede personer som ønsker å hjelpe styret med det organisatoriske på Nonna. Med rekordhøye medlemstall og flere ukentlige arrangementer kreves det mye frivillig innsats for å få alt til å gå rundt. Derfor trenger vi flere gode organisatorer og ansvarspersoner, slik at vi kan spre den totale arbeidsmengden mer effektivt, og dermed utnytte ressursene vi har tilgjengelig bedre og forebygge overbelastning hos enkeltpersoner. Det gjør oss også i stand til å ta i bruk flere personer som kan utføre spesifikke oppgaver for oss.
Bakgrunn
Vi har tidligere tatt opp noen utfordringer rundt frivillighet og er i gang med å bygge opp en driftsgruppe for å løse dette. Vi har også diverse undergrupper og andre grupper bidragsytere (intro, festrigging) som er til stor hjelp. Et av de viktigste målene våre er bærekraftig drift. Ikke bare for å kunne fortsette å ha et rikt tilbud, men videreutvikle det enda mer og ta klubben til neste nivå i fremtiden.
Å komme dit er en omfattende jobb, og vi ser at vi har en stor flaskehals på den organisatoriske siden. Styret har allerede mye å gjøre og det har dukket opp en del ting den siste tiden som er veldig ressurskrevende. Derfor ber vi om hjelp!
Områder
Her er noen av områdene hvor vi gjerne ønsker hjelp. Merk: På noen av områdene får vi allerede hjelp av noen utenfor styret, men med flere hender gir det oss mer trygghet og mer kapasitet. Økt kapasitet er spesielt viktig i travle perioder slik som rett før jul og rett før sommeren, hvor mange har tettpakket program privat. I roligere perioder gir det oss rom til å se på hvordan vi kan gjøre ting smartere og mer effektivt.
Bemanningsansvar
Før et arrangement må noen følge med på at frivillige setter seg opp på vakter i døra og baren. Vi har en jevn strøm nye som ønsker å være frivillige, og disse trenger opplæring for å komme i gang. I tillegg ønsker vi at frivillige skal føle at de er en del av et miljø slik at de blir værende frivillige lenge, noe som krever aktiv oppfølging fra ansvarlig(e).
Økt kapasitet på dette området gjør blant annet at vi kan gjøre enda mer for å bygge frivilligmiljøet, både gjennom selve rekrutteringen og å gjøre ting for de frivillige slik som egne arrangementer for frivillige. Vi har skjenkebevilling og det stiller noen krav når vi har arrangementer hvor det serveres alkohol, så noen som kan ha et større fokus på å incentivere flere frivillige til å ta skjenkeprøven vil løse mange utfordringer.
Vaskeansvar
Med høy aktivitet i lokalene er jevnlig vask utrolig viktig, og noen må passe på at dette er på plass slik at ikke manglende vask blir et hinder for arrangementer som skal holdes. Vi har i dag en gruppe vaskere som gjør en iherdig innsats i lokalene våre. Vask er enda et område hvor en koordinator, som ikke nødvendigvis trenger å vaske selv, vil være nyttig for å sørge for at det å oppfylle behovene våre for vask går på skinner.
Økt kapasitet på dette området gjør blant annet at vi kan rekruttere mye mer aktivt enn i dag. Å ta vask er en betalt jobb, hvor vi utbetaler penger istedenfor frivilligpenger, og dette kan nok markedsføres enda tydeligere. En annen ting er å kunne ta i bruk ekstern hjelp til vask. Vi har blant annet snakket om å kunne bruke firma når det trengs ekstra grundig vask, og evt. kunne ha et eller flere firmaer i bakhånd hvis det virkelig kniper. Men dette krever selvsagt at noen har ledig kapasitet til undersøkelse og organisering!
Arrangementsansvar
Vi har flere arrangementer hver uke på Nonna, og hvert arrangement har en del ting som må på plass for at det skal kunne gå av stabelen. Arrangementet må planlegges, det må ut i kalenderen vår, påmeldinger må følges opp, vakter må tas av frivillige, vask må settes opp før neste arrangement og ansvarspersoner må være til stede under arrangementet. Styret holder en del av de vanlige arrangementene og festene, men nå som undergruppene har kommet på plass er vi i stand til å holde ting som petplay, taukveld og spilldag igjen.
Som du sikkert ser allerede, involverer alt dette flere personer. Og ofte er det mer enn nok arbeid for én person å utføre noen få av oppgavene rundt et arrangement, uten å måtte tenke på resten. Det vi trenger er flere som kan bidra til planleggingen av kalenderen og ha et overordnet blikk og passe på at det nødvendige kommer på plass for hvert arrangement, både for styrets og undergruppene sin del. For å sette det litt på spissen: Det hjelper lite om alt annet er på plass, hvis arrangementet aldri blir synlig på FetLife og hjemmesiden fordi ingen har hatt kapasitet til å følge opp at det ble gjort av noen.
Kommunikasjonsansvar
Foreningen har en rekke behov når det kommer til ekstern kommunikasjon, rettet mot medlemmer, deltakere på arrangementer, nye i miljøet, miljøet generelt, mm. I tillegg kommer intern kommunikasjon rettet mot alle som gjør en frivillig innsats for klubben. Det mest nødvendige er stort sett dekket i dag, men mye har falt på noen få som ikke nødvendigvis har ansvaret rent formelt. Markedsføring av klubben og arrangementer skjer stort sett på adhoc basis. På dette området ønsker vi flere folk som er gode på skriftlig kommunikasjon, og får ting vi trenger i land enten ved å skrive ting selv og/eller organisere og følge opp at andre gjør det.
Med flere som har kapasitet på dette området er det tilnærmet «uendelig» med «En Vakker Dag™»-prosjekter å ta tak i rundt ekstern kommunikasjon. Vi skulle gjerne hatt mer materiale som hjelper nye, flere skriv som bidrar til sunne holdninger i klubben og miljøet, et godt system for å tilby det viktigste på engelsk (på en måte som stimulerer til at det vedlikeholdes over tid), og mer systematisk oppfølging av tilbakemeldinger til klubben. Dette er bare toppen av isberget. Når det kommer til intern kommunikasjon, vil økt kapasitet gjøre at vi kan ha mer fokus på forbedring av kommunikasjonskanalene for alle som bidrar til klubben, og sørge for at enda mer av det som er viktig rundt utviklingen av klubben, organisering av frivillige, instrukser, rutiner, mm. blir skrevet ned slik at det institusjonelle minnet vårt blir enda høyere. Sistnevnte er spesielt viktig for at fremtidige frivillige og ansvarspersoner både kan komme i gang raskere og slipper å måtte tråkke opp de samme løypene på nytt.
Driftsgruppeansvar
Driftsgruppen har som mål å ta over mest mulig av det praktiske arbeidet styret sitter med i dag. Gruppen er ment å være egnet for de som kan ta et større selvstendig ansvar på Nonna, men ikke nødvendigvis er interessert i mye av det et styreverv innebærer. Er man ansvarlig eller en av de ansvarlige for et større område slik som et av de andre områdene nevnt over, er man kandidat for å regnes som en del av driftsgruppen.
I forbindelse med writingene våre rundt driftsgruppen har det meldt seg en del folk som kunne tenkt seg å være med. Vi har hatt kapasitet til å få i gang noen av disse allerede, men vi ser at vi trenger flere som kan bidra til i det organisatoriske rundt gruppen for at den skal kunne vokse på en forsvarlig måte. Et eksempel er å holde i kommunikasjonen mellom styret og driftsgruppen, og være kontaktperson for driftsgruppemedlemmene. Og ikke minst få i gang nye driftsgruppemedlemmer. Vi ønsker først og fremst at driftsgruppen dekker de aller viktigste oppgavene, men vi har også ambisjoner om at den skal kunne ta helt nye områder – noe som stiller enda større krav til det organisatoriske. En annen ting som er verdt å nevne er at vi gjerne ønsker at en eller flere i driftsgruppen forvalter en offentlig tilgjengelig liste over større og mindre prosjekter på Nonna som vi gjerne vil ha gjort, men ikke har kapasitet og/eller kompetanse til selv. Da kan personer i miljøet som ønsker å bidra med noe på listen komme i gang ved å kontakte ansvarlige i driftsgruppen.
Interessert?
Hvis du er interessert i å bidra til det organisatoriske og ta større ansvar, ta kontakt med styret@oslobdsm.no. Her er det mange muligheter til å gjøre en reell forskjell for klubben vår!