Innledning

Vi ledere i Oslo BDSM, @Silvester og @KinKai90, tror på åpenhet og mener det er verdifullt å gi medlemmer og andre interesserte innsikt i foreningen vår. Med dette skrivet ønsker vi å snakke om tingenes tilstand slik vi opplever det, hvordan vi har tenkt å jobbe videre, og hvordan du kan bidra.

En ting som er veldig viktig for oss å presisere med en gang, er at skrivet ikke er ment for å kritisere alle de fantastiske menneskene vi har glede av å drive klubben sammen med. Derfor er det på sin plass å starte med en stor og velfortjent takk til alle som bidrar i styret, driftsgruppen, blant øvrige frivillige og andre som bidrar på ulike måter. Dere er grunnen til at vi kan ha et så rikt miljø med så mye kult som skjer, og vi føler oss enormt privilegerte som har fått tilliten til å lede dere.

Merk at dette heller ikke er et forsøk på å sette noens tidligere innsats i dårlig lys. Både leder og nestleder har sittet i styret i flere perioder tidligere, og når vi viser til hvordan ting har utviklet seg over tid, handler det om erfaringer vi selv har vært en del av.

Vi tror at det er viktig at flest mulig både innenfor og utenfor organisasjonen har en felles forståelse av utfordringene vi står overfor. Ikke bare hva de er, men hvorfor det ikke er rett frem å løse i kontekst av en frivillig forening, og hva vi har av strategier for å komme videre. Ikke bare gjør det at vi kan dra i samme retning, men det gir forhåpentligvis også større forståelse og empati for alle dem som legger ned en enorm innsats i foreningen, som står på og bruker av egen fritid, men som likevel iblant kommer til kort. Ikke fordi de ikke gjør sitt beste, men fordi systemet vi opererer innenfor har sine begrensninger. Og det er nettopp det vi ledere er fokusert på å ta tak i.

Noe av det som motiverte oss til å gå inn som leder og nestleder, er ønsket om å jobbe for at foreningens drift blir helt bærekraftig, slik at vi får mer stabilitet, forutsigbarhet, og at ingen brenner seg ut. Foreningen vår har over 350 medlemmer, holder over 120 arrangementer i året, og klarer å betjene et sentralt plassert lokale i Oslo med mange fasiliteter. Det i seg selv er en god indikasjon på at mye har blitt gjort riktig. Foreningen trenger ikke øke tallene, men sørge for at vi alle får slappet av mer og hatt det mer gøy. Samtidig, vi skal ikke legge fra oss alle ambisjoner om å få til mer, men de må ha bærekraft i tankene fra starten av.

Selv om det blir mye fokus på utfordringer videre i skrivet, og det skal en del til før «alt» er løst, er det samtidig motiverende å se at det ofte ikke skal mye til for å lette arbeidet til noen av de som tar større ansvar betraktelig. Det som er en liten oppgave for noen som kun gjør den ene tingen, utgjør kanskje forskjellen på om en ansvarsperson har for mye å gjøre eller har det komfortabelt. Med andre ord, alle nonner drar.

Tingenes tilstand

Krevende prioriteringer

Det er mye som må gjøres nå av ren nødvendighet for å sikre driften. Samtidig er det klare forventninger fra årsmøtet, slik som arbeid med personsakreglement, medlemsavtale og deling av utestengelser.

Etter årsmøtet har vi ledere brukt mye tid på å få oversikt. Vi har spurt oss selv: Hva haster? Hva kan vente litt, men må planlegges med en gang? Hva trenger vi hjelp til, og hva er vi faktisk i stand til å ta imot hjelp til akkurat nå?

Det er mye som aller helst skulle skjedd på likt nå, mer enn det organisasjonen egentlig har ressurser til med dagens systemer. Kombinert med utfordringer rundt frivillighet når organisasjonen har nådd en viss størrelse, er det lett å bli overveldet. Å påstå noe annet ville vært å lyve. Heldigvis har presten vært forståelsesfull når vi har duppet litt av under søndagsgudstjenesten.

Aller helst bør alle få bidra med det de brenner mest for, og aldri bli tvunget til noe de ikke trives med, men i praksis vil det alltid være en viss mengde av «det kjedelige». Utfordringen er å få slikt delegert bort på en måte som ikke fører til et langt dårligere resultat totalt sett. Satt på spissen kan det være bedre å la noen holde mest på med det kule, og få unna det kjedelige i løpet av to måneder, enn å forsøke å få dem til å gjøre unna det kjedelige først på to uker, før de fortsetter med det kule. På en arbeidsplass er det kanskje mulig, men vi er en frivillig organisasjon. Da må heller vi ledere være gode på å kommunisere utad så folk skjønner at enkelte ting tar tid selv om organisasjonen tilsynelatende får unna mye annet.

Et system som ikke lenger skalerer

Foreningen har vokst til et punkt hvor omfanget drar med seg krav til profesjonalitet og andre behov som egentlig overstiger det man kan forvente av frivillig innsats. Det er i seg selv et tegn på at Nonna-miljøet har utviklet seg til noe stort og viktig, men det gjør det også utfordrende å rekruttere og holde aktiviteten gående med de ressursene foreningen har.

Vi har sett over tid at foreningens organisering fungerte greit da vi hadde færre medlemmer og arrangementer. Men nå har det blitt tydelig at strukturene våre ikke skalerer godt nok, og at det skaper store flaskehalser. Vi får en jevn strøm av frivillige som vil bidra, men mangelen på organisatorisk kapasitet gjør at vi ikke alltid får benyttet oss av disse til det fulle.

Konkret eksempel: Skjenkeansvar

Skjenkeansvar er et godt eksempel som er dagsaktuelt, og som på mange måter viser den perfekte stormen vi er i:

Vi trenger en skjenkeansvarlig på alle arrangementer med alkoholservering. Det er i dag få som kan ta dette ansvaret, fordi det kreves bestått kunnskapsprøve i skjenkebevilling (eller Salutt-prøve, som styret nylig åpnet for).
Mangelen på skjenkeansvarlige har ført til stress rundt fester og arrangementer. Torsdagspub ble tidligere holdt hver tredje torsdag, noe som fortsatte en stund etter at Nonna fikk fast skjenkebevilling, men så måtte det reduseres drastisk pga. vedvarende utfordringer rundt å finne nok skjenkeansvarlige, og festene måtte komme først.
Myndighetene krever ikke at de som serverer alkohol har noen av de nevnte prøvene, men de har vært en del av våre egne krav, fordi det er positivt ovenfor skjenkekontrollørene i påvente av å få utviklet god intern opplæring.
Å utvikle god intern opplæring er realistisk, men det er tidvis ironisk at tid som kunne gått med til det heller har gått med til å være på vakt eller ta prøver. Vi har begynt å synliggjøre at styret gjerne tar i mot konkret hjelp med å få dette på plass, men å be om hjelp er krevende i seg selv og det kan ta tid å finne noen.
Det er etterslep på skriftlig informasjon og rollebeskrivelser rundt skjenkeansvar, noe som gjør det ekstra ressurskrevende å ta i mot de som melder seg.

Med andre ord er det flere høner og egg som må sorteres i riktig rekkefølge.

Styrets fokus må endres

Styret har i mange år vært sterkt driftsorientert. Dette var håndterbart da foreningen var mindre, men nå har det blitt et langt større problem:

Styret bruker mye tid på å løse akutte problemer og får lite kapasitet til å jobbe med underliggende organisatoriske utfordringer.
Veldig mange oppgaver faller kunstig på styret, som gjør at styret blir en flaskehals for aktiviteter og utviklingsarbeid.

Det er viktig å understreke at dette ikke handler om at individuelle styremedlemmer gjør noe feil. Mange sitter på driftsoppgaver de har arvet fra før styreperioden, og delegering krever at noen faktisk er tilgjengelige til å ta over.

Mer potensiale kan utnyttes

I dag består driftsgruppen av 13 medlemmer. Flere av disse er fast involvert i viktige ansvarsområder som bemanning og vask, og er helt uunnværlige.

Samtidig er det flere andre i driftsgruppen som kan bidra mer på prosjektbasis, men vi ser at mangelen på kapasitet til ledelse og koordinering holder mye tilbake. Dette er også grunnen til at vi foreløpig ikke har utvidet driftsgruppen. Gruppen trenger en leder for å fungere optimalt!

Vi har en lang liste med prosjekter som kunne forbedret Nonna betydelig. Men uten flere som kan ta ansvar for forankring, planlegging og oppfølging, blir det vanskelig å få det gjennomført på en forsvarlig og oversiktlig måte. I mangel på dette må vi se på alternative måter å komme dit på.

Målet er klart, men veien er ikke åpenbar

Det er ikke mangel på idéer, verken fra oss eller fra andre. Utfordringen er at de smeller rett i veggen i møte med realitetene rundt frivillig arbeid:

Vi er for mange til at alle bare kan holde på med sitt innenfor et ansvarsområde.
Å bygge grupper rundt ansvar er krevende. Bare det å finne felles møtetider når man er mer enn to voksne personer i 2025 er en utfordring i seg selv.
Mange tilbyr å bidra, men det krever mye å ta i mot hjelp. Når det ikke er nok folk som kan fasilitere, organisere og koordinere, er det mange ressurser som praksis ikke kan brukes.
Det vil alltid være en viss uforutsigbarhet i frivillighet. Mange er pliktoppfyllende, mange er flinke til å si ifra hvis de må ta pause eller får lavere kapasitet en periode. Men det er ikke noe vi kan ta for gitt, og det krever at vi er forsiktige med å forplikte oss, uten å ha reservekapasitet eller annen form for plan B, for det kan fort koste dyrt og/eller gå ut over omdømmet hvis ting faller fra hverandre.
Etterslepet når det kommer til skriftlig dokumentasjon av rutiner, roller og ansvar, er stort. Det er ikke realistisk å forvente at frivillige som allerede bruker mye fritid på klubben også skal skrive omfattende dokumenter. Men uten dokumentasjon blir det ekstremt vanskelig å overlate ansvar videre eller utvide kapasiteten på en effektiv måte. Å få noen i gang med noe krever gjerne to-tre ekstra steg først, f.eks. fordi man først må sette seg ned med den som kan tingen, dokumentere og planlegge, og så sette seg ned med den nye personen.
Når vi rekrutterer, trenger vi mer enn bare hender. Vi trenger koordinatorer, organisatorer og folk som kan lede, ellers er det begrenset hvor mange av disse hendene vi kan ta i bruk.
Samtidig, å lage rollebeskrivelser for noen som skal ha overordnet ansvar krever enormt mye tid og ressurser, og er nærmest å anse som ferskvare.

Slik vil vi jobbe fremover

Forventningsstyring og mer deling av informasjon

En stor kilde til misnøye og klaging er når noen får forventningene sine brutt. Oppsiden her er at det også betyr at det er mulig å gjøre mange mer fornøyde, uten å måtte gjøre så mye mer. Som et viktig ledd innen forventningsstyring, har vi ledere hatt mye fokus på å dele informasjon, oppdateringer og annet relevant til medlemmer og andre på hjemmesiden, FetLife og Discord. At noe ikke funker helt optimalt eller ikke har kommet på plass, blir fort lettere å leve med for alle hvis det i det minste har blitt anerkjent, og det kommer oppdateringer rundt arbeidet med å løse det.

Vi merker at slikt settes pris på, og at mange viser stor forståelse for at ting kan ta tid, at ikke alt kan prioriteres på likt, og at enkelte ting beklageligvis glipper (men tolkes da som uhell), når vi jevnt over viser at vi ønsker å holde flest mulig informert og prøver å være ryddige med informasjon.

For de som ikke er der allerede, ta en tur innom Discorden vår, der finner du blant annet #styreinfo hvis du er medlem. Vi ønsker å se på muligheten for å få det som kommer i #styreinfo ut på en måte som kan sjekkes lett av dem uten Discord også, for akkurat nå mangler vi en god felles kanal som egner seg til hyppigere oppdateringer enn epost.

Flytte driftsoppgaver ut av styret

Vi ledere ønsker kontinuerlig fokus på at mer og mer driftsrelatert arbeid flyttes ut av styret, til driftsgruppen, egne grupper og frivillige. Da kan styret fokusere for fullt på å støtte og koordinere, og å utvikle klubben.

Som eksempel, har to styremedlemmer ansvar for opplæring av frivillige i dag. Derfor rekrutterer vi aktivt for å få på plass andre som kan ta over opplæring, og dermed frigjøre kapasiteten til disse styremedlemmene. Behovet for løsninger rundt skjenkeansvar og intern opplæring har blitt publisert i håp om å få hjelp og fortgang.

Dele opp store initiativer/oppgaver/ansvar

Når noe er omfattende, må vi dele det opp slik at det er mulig å levere mindre deler som det er realistisk å fullføre eller ha ansvar for, og som fremdeles gir mye verdi.

Et godt eksempel er digitalt medlemskort, som endelig har kommet i mål. Nøkkelen var å først og fremst fokusere på det som gir aller mest verdi, og det er å erstatte papirkortene. Scanning av QR-koder/NFC er vel og bra, men det ville også medført at langt flere måtte gjort et større stykke arbeid rundt rutiner, montering av utstyr, mm.

Et annet eksempel er frivilligansvarlig, som etter hvert ble et veldig omfattende verv. I dag er dette delt mye mer opp, og oppgaver som å følge opp at vakter tas og at frivilligpoeng føres, håndteres av to ulike driftsgruppemedlemmer.

Oppdeling kan også gjelde utfordringene organisasjonen skal takle, sånn at vi i det minste kan komme litt og litt nærmere målet på andre måter. Mangelen på koordinatorer ble nylig diskutert innad i hele drift (styret og driftsgruppen), og vi ble enige om hvordan vi kan få ting som tanker rundt videreutvikling av lokalene opp på bordet, og bli enige på en mest mulig samkjørt måte.

Kontinuerlig fokus på å bygge kapasitet

Når styret eller andre jobber for å bygge opp kapasiteten i organisasjonen, spesielt den organisatoriske, er det også viktig å sikre at den holdes ved like over tid. Vi har kommet et lite stykke med å få i gang en større bemanningsgruppe, hvor målet er at den skal komme på et nivå hvor den aktivt rekrutterer til seg selv også, og eventuelt til andre funksjoner vi trenger, om ikke også er kandidater for å rekruttere til seg selv.

Vi må være proaktive med å rekruttere og bygge opp kapasiteten vår. Om flere er interessert i et ansvarsområde er det en god kandidat for å ha mer redundans, og å bruke ekstra kapasitet til forbedringer og tidsbesparende tiltak. Det er også et poeng å dyrke frem tillitspersoner som kan få mest mulig autonomi og medbestemmelsesrett, for da er det mulig å la flere avgjørelser kunne tas innenfor et ansvarsområde heller enn å måtte gå gjennom styret.

Synliggjøre behov, legge til rette for å hjelpe

Styret skal være tydelig på hvor vi trenger folk, hva som må gjøres, og hvordan man kan bidra på en håndterbar måte, slik at terskelen blir lavere for å engasjere seg.

Et konkret tiltak er å snakke mer om hjelp vi både trenger og er kapable til å ta i mot. Et annet tiltak er å kartlegge hvordan vi kan gi de som har ønsker fra oss muligheten til å gjøre disse tingene til en realitet selv. Eventuelt få til noe som fortsatt oppfyller ønsket, men i et enklere format. Et eksempel er å kjøre fotoseanse eller workshop i en del av lokalet en time før eller første timen av et arrangement, som kanskje er lettere for noen å få til enn en hel fotodag eller dedikere en hel kveld/helg. Generelt, når noen ønsker noe, så ønsker vi heller å snakke om hvilke forutsetninger som må plass for at vi kan si ja, heller enn å forklare et nei.

Noe dere kommer til å se fremover i kalenderen er «placeholder»-arrangementer, som skal synliggjøre at det kan være noe på en gitt tid/dato, hvis de rette tingene kommer på plass innen en viss frist. Eksempler:

Torsdagspub. Det kan være flere av de igjen hvis det blir nok skjenkeanvsarlige. Torsdagspub ligger nå med ca. seks ukers mellomrom i kalenderen, og placeholdere vil komme i mellom.
Fester. Det har nylig blitt snakket om at fester må ta utgangspunkt i at vi har arrangører som sikrer at vi får nok blest og fokus på at det blir bra. Å se placeholdere på ulike fredager/lørdager inspirerer forhåpentligvis til at mer kommer på plass.
Workshops. Å ha tidspunkter og datoer klart på forhånd øker sjansen for at noen som er interessert i å holde, blir inspirert når de ser datoer som passer for dem. Og tar de kontakt er det mye lettere å tomle opp når det allerede er tatt høyde for.

Generelt tror vi slik synliggjøring har mange positive effekter. Sjansen er større for å tiltrekke seg de som kan bidra til at noe kommer på plass, og det er lettere å få forståelse hvis noe ikke kommer på plass, om vi i det minste ikke satt og gatekeepet eller var en tydelig flaskehals.

Bygge arenaer for samarbeid

Vi samles ofte på arrangementer for å ha det gøy, men det er også tydelig at vi trenger flere arenaer for å møtes med samarbeid i tankene. Et initiativ fra tidligere var allmøtene, som vi har all ambisjon om å fortsette å holde.

Vi jobber med å etablere møteplasser for aktive medlemmer, som Nonna Club House, hvor folk kan samarbeide, koordinere og utveksle idéer.

Kunstig intelligens

Nå snakker vi selvsagt ikke om å mate inn noens persondata, eller utkonkurrere noens OnlyFans med KI-genererte bilder. Eller for den saks skyld å begynne å hive ut genererte tekster vi knapt har lest selv – med unormalt høy bruk av den karakteristiske tankestreken! 🚀

Det vi derimot ser er områder hvor det helt klart kan ha verdi, og som vil bli utforsket når vi får anledning:

Holde informasjon i synk. Det ble nylig kjørt en demo hvor intromanuset kunne sjekkes mot hjemmesiden, for å avdekke motstridende informasjon. Det er mye informasjon i klubben og det er ikke alltid like lett å sikre at alt er oppdatert når det vedtas endringer. Vi er der hvor det antakeligvis vil være mindre jobb å samle sammen det som finnes av plakater, instrukser til frivillige, mm., og lage automatisk sjekking, enn å måtte manuelt oppdatere informasjon når det skjer endringer.
Ha mer innhold på engelsk. Det er helt klart behov, utfordringen har vært at det er ekstremt vanskelig å sikre at det vedlikeholdes på en god måte over tid, eller at ikke merarbeidet med å oppdatere flere språk faller på feil person på feil tidspunkt. Med KI kan det være realistisk å få to språk til å fungere over tid.
Bruke automatisk transkribering til å dokumentere, slik at vi kan få mer av det skriftlige på plass uten at det må gå med så mye tid. Slikt har gått fra å være en feberfantasi til noe som faktisk er brukbart på kort tid.

Vi har allerede brukt litt KI i forbindelse med foreslåtte samarbeids-/besøksavtaler, for å screene dem for kollisjoner med vedtekter eller reglement for personsaker. Det som kommer ut som svar fra KI må selvsagt ikke behandles som noen absolutt sannhet, men det er et ekstremt nyttig hjelpemiddel for å dobbeltsjekke og kanskje belyse ting man ikke hadde tenkt på.

Vi søker et nytt styremedlem

Vi har pr. i dag én styrepost ledig, som vi nå aktivt søker noen til å fylle, men vi vil gjøre dette grundig. Vi ønsker ikke å fylle plassen bare for å fylle den, for vi trenger helt spesifikt noen som er fokusert på rent styrearbeid, og kan bidra med struktur, utvikling og koordinering.

Det kommer et eget skriv om dette, men føler du deg kallet allerede ønsker vi selvsagt at du tar kontakt.

Slik kan du hjelpe

Her er områder hvor vi trenger hjelp, og har kapasitet til å følge opp:

Ansvarsvakter: Være ansvarsvakt, bygge/organisere gruppe med ansvarsvakter. Vi er i prosess med å definere hva dette er enda tydeligere basert på tidligere praksis og nye erfaringer, men kort forklart går det på å ha det overordnede ansvaret for et arrangement, og være til hjelp for frivillige underveis hvis det er spørsmål eller situasjoner de ikke kan håndtere selv.
Skjenkeansvarlig: Ta påkrevd prøve for å være det, bidra til at andre får tatt den. En skjenkeansvarlig skal påse at lover og regler for alkoholservering følges på arrangementet, slik som å hindre at noen blir overstadig beruset og at noen tar med alkohol på lekerom (bevillingen gjelder ikke der). Vi har en styrer (som står på vår skjenkebevilling) som har begynt å utforme intern opplæring, men det trengs folk til å ta dette i bruk på best mulig måte.
Intro: Holde introer. Utvikle intro-opplegget. Bidra til organisering rundt introgruppen, rekruttere flere til den, og holde i videre arbeid med intro.
Bemanningsgruppen: Ta opplæring av frivillige (bidrar direkte til kapasiteten til to styremedlemmer). Ellers er det blant annet aktiv rekruttering, oppfølging og bygging av frivilligmiljøet (f.eks. med egne arrangementer) som står på menyen.
Prosjektet rundt GDPR, personsaker, personvern, mm. Prosjektet ser foreløpig ut til å bli tema på førstkommende allmøte, samt at det er et eget skriv på trappene rundt det.
Være arrangør for fester eller andre arrangementer.
Leder av driftsgruppen. Driftsgruppemedlemmene bør følges opp av en dedikert person, for å sikre mest mulig trivsel, samarbeid, og at alle har nok å gjøre og opplever minst mulig friksjon.
Organisering/koordinering av prosjekter og initiativer, slik som de fem første i listen her.
Organisasjonsbyggere, folk som har teft for å få ting til å fungere bedre.
Folk som vil ta ansvar for mindre initiativer, som kan ha stor verdi for noen eller mange. Vi er åpen for mye så lenge folk kan gjøre det meste selv.

Dette er kortere beskrivelser, men i første omgang nå er det viktig å få dette ut, og så er det stort ønske om å fylle på mer rundt alt så snart vi har anledning.

På radaren

Her er en ufullstendig liste over ting vi har på radaren, og som ikke allerede er dekket under «Slik kan du hjelpe»:

Revidert årsmelding. Noen uheldige omstendigheter som har gått ut over kapasiteten har utsatt det, men det er ikke glemt og tas seriøst.
Utleiepriser og -opplegg skal overhales, men det er mye å finne ut av og nøyaktige tall er et lite stykke unna. Om du vurderer festleie noen måneder frem i tid er det mulig, vi har noen foreløpige makspriser vi kan tilby i mellomtiden.
Gjøre innmeldings- og fornyingsprosessen enklere og mer forutsigbar.
Ta i bruk checkin.no for å ta betalt for arrangementer, først på noen utvalgte prøvearrangementer.
Se på forbedringer rundt booking av lekerom.
Spørreundersøkelse til medlemmer, for å finne ut hva som gjør at dere trives/mistrives, hva dere mener styret/driftsgruppen bør ta tak i, mm.
Lounge-området. Hva området skal kalles, og hva reglene er. Evt. om det er mulig å ha forskjellige regler på ulike arrangementer på en tydelig måte ved hjelp av god skilting.

Avslutningsvis

Skrivet er omfattende, men det er viktig å få dette ut for å være tydelige rundt hva vi står i, hvor vi vil, og hvordan vi tenker. Da tror vi det er lettere å gjøre ambisjonene til en realitet. Eller bidrar til at vi får nyttige og relevante innspill som gjør at vi endrer kurs, for selv om vi har lagt mye tanke bak dette har vi ingen hellig overbevisning om at vi alltid vet best. Et omfattende skriv vil også være nyttig referanse i mer kortfattede tekster som kommer fremover.

Endring skjer ikke over natten, men med bærekraftig drift av klubben som et felles mål å sikte mot, er vi sikre på at vi kommer dit litt etter litt.

Til slutt, et sitat fra avdøde Svein Skeid, som var særlig kjent i BDSM-miljøet for sin sentrale rolle i å fjerne fetisjisme og BDSM som psykiatriske diagnoser:

«Sodoma ble ikke bygd på en dag»

Med vennlig hilsen
@Silvester og @KinKai90
Leder og nestleder, Oslo BDSM