Styreinstruks

Vedtatt av styret: 06.07.2026
Basert på vedtekter vedtatt 10.05.2026

1. Formål

Styreinstruksen skal regulere styrets arbeid i Oslo BDSM og sikre:

  • Etterlevelse av vedtektene
  • Forsvarlig drift og økonomistyring
  • Trygge rammer for medlemmer i tråd med foreningens formål (§1)
  • Forsvarlig håndtering av arrangementer, frivillighet og eventuell bardrift
  • Tydelig rollefordeling og kontinuitet i organisasjonen
  • Etterlevelse av personvernregelverket og foreningens personvernerklæring

Styreinstruksen er underordnet vedtektene. Dersom det oppstår motstrid mellom styreinstruksen og vedtektene, gjelder vedtektene.

2. Styrets struktur (jf. §6)

Styret består av hovedstyret og arbeidsutvalget.

Hovedstyret (§6.1)

  • Leder
  • Nestleder
  • Kartotekfører

Hovedstyret representerer den formelle juridiske og økonomiske ledelsen av foreningen.

En eller flere av disse skal inneha skjenkeprøven og etablererprøven.

Det er medlemmene av hovedstyret som er juridisk og økonomisk ansvarlig for klubben, samt disse tre som står oppført i Brønnøysundregisteret.

Arbeidsutvalget (§6.2)

  • Sekretær
  • Kasserer
  • Driftsleder
  • Frivilligansvarlig

Arbeidsutvalget bistår styret i den daglige driften med særlig fokus på arrangementer, frivillighet og praktisk organisering.

Samlet omtales hovedstyret og arbeidsutvalget som styret, og de har de samme rettighetene og pliktene etter §6.3.

3. Styrets overordnede ansvar

Styret skal:

  • Gjennomføre vedtak fra årsmøtet (§3)
  • Arbeide i samsvar med vedtektene, levereglene og varslingsrutinene
  • Sikre forsvarlig økonomistyring og internkontroll (§6)
  • Sørge for trygg drift av arrangementer og sosialt men også særlig trygt miljø
  • Oppnevne og følge opp driftsgruppen (§10)
  • Sikre etterlevelse av personvernregelverket (GDPR)
  • Sørge for at medlemsforvaltning skjer i tråd med §2
  • Sikre forsvarlig dokumenthåndtering og arkivering
  • Sørge for at frivillige og tillitsvalgte får nødvendig informasjon og opplæring
  • Aktivt bruke prosjektstyringsverktøy for å holde oversikt over pågående og planlagt arbeid, og for å samhandle innad i styret og på tvers av organisasjonen. (dagens system heter Plane)

Styret kan ikke ta opp gjeld uten vedtak fra årsmøtet (§3).

Styret kan opprette arbeidsgrupper, interessegrupper og samarbeidsavtaler i tråd med §6.

4. Rolle- og ansvarsfordeling

Leder

  • Har overordnet ansvar for styrets arbeid (§6.1)
  • Representerer foreningen utad
  • Lager møtekalender som fungerer for styrets medlemmer
  • Oppnevner møteleder
  • Sikrer oppfølging av vedtak og arbeidsoppgaver
  • Har ansvar for kontakt med offentlige myndigheter
  • Har ansvar for kontinuitet dersom sentrale verv blir stående tomme (§3.2)
  • Har ansvar for at lovpålagte oppgaver følges opp

Nestleder

  • Er stedfortreder for leder
  • Overtar lederrollen ved leders fratreden frem til neste årsmøte (§3.2)
  • Bistår i koordinering og oppfølging av styrets arbeid
  • Kan få særskilt ansvar for prosjekter eller arbeidsområder
  • Bidrar til oppfølging av vedtak

Kartotekfører

  • Har ansvar for medlemsregisteret (§6.1)
  • Sikrer etterlevelse av GDPR og personvernerklæringen
  • Håndterer medlemsdata og medlemskap (§2)
  • Har oversikt over medlemsstatus og medlemskommunikasjon
  • Samarbeider med kasserer om betalinger knyttet til medlemskap og arrangementer

Kasserer

  • Har ansvar for regnskap og økonomi (§6.2)
  • Rapporterer økonomisk status til styret
  • Forbereder regnskap og revisjonsgrunnlag til årsmøtet
  • Sikrer forsvarlig økonomisk dokumentasjon og bilagshåndtering
  • Samarbeider med revisor

Sekretær

  • Kaller inn til styremøter
  • Skriver referat og protokoll fra styremøter (§6.2)
  • Sørger for forsvarlig dokumenthåndtering og arkivering
  • Publiserer godkjente protokoller etter styrets beslutning
  • Samarbeider med kasserer om dokumentasjon til revisjon

Driftsleder

  • Leder driftsgruppen (§10)
  • Har ansvar for praktisk drift og arrangementsgjennomføring
  • Sikrer at interne rutiner og retningslinjer følges i praksis
  • Rapporterer til styret om drift og arrangementer
  • Samarbeider tett med frivilligansvarlig

Frivilligansvarlig

  • Rekrutterer og følger opp frivillige
  • Har ansvar for bemanning og koordinering
  • Bidrar til opplæring og ivaretakelse av frivillige
  • Samarbeider tett med driftsleder og øvrige relevante ressurspersoner

5. Styremøter (jf. §6.3)

  • Styret skal avholde minimum åtte styremøter per år
  • Som medlem av styret i Oslo BDSM har du møteplikt til styremøtene
  • Styret skal møtes når et styremedlem krever det
  • Innkalling skal normalt sendes minst sju dager før møtet
  • Saksliste og relevante dokumenter skal følge innkallingen så langt det er praktisk mulig

Beslutningsdyktighet

Styret er beslutningsdyktig når følgende punkter er oppfylt:

  • Minst halvparten av styrets medlemmer er til stede
  • Leder eller nestleder deltar

Vedtak

  • Vedtak fattes med simpelt flertall
  • Ved stemmelikhet skal ny votering gjennomføres
  • Ved fortsatt stemmelikhet har leder, eller nestleder i leders sted, dobbeltstemme
  • Vedtak som må gjøres utenom styremøter, skal dokumenteres i påfølgende styremøtereferat
  • Saker med vedtak ansees som ferdige når vedtaket er effektuert.

Deltakelse

  • Styrets medlemmer har møteplikt med tale- og stemmerett
  • Personer oppnevnt etter §6 kan delta, ref §6.3e.

6. Samhandling med andre organer

Varslingsutvalg (§7)

Styret skal:

  • Oppnevne en representant til varslingsutvalget uten stemmerett
  • Sikre at varslingsutvalget har nødvendige ressurser og rammer for arbeidet
  • Vedta og oppdatere varslingsrutiner
  • Sikre at medlemmer kjenner til hvordan varsler meldes
  • Gi overordnet informasjon innenfor rammene av gjeldende krav til konfidensialitet og personvern. (fra hovedstyret og personvernansvarlig)
  • Ikke gripe inn i eller overstyre enkeltsaksbehandling

Styrets representant i varslingsutvalget skal bidra til god kommunikasjon mellom styret og varslingsutvalget uten å påvirke saksbehandlingen.

Ankeutvalg (§8)

  • Ankeutvalget er uavhengig av styret
  • Styret bistår kun administrativt ved behov
  • Styret skal ikke påvirke ankeutvalgets beslutningsprosess

Valgkomité (§9)

  • Valgkomiteen er et uavhengig organ
  • Styret fastsetter praktiske frister
  • Styret skal bistå med informasjon om valgprosessen og behov for kandidater
  • Styret kan gi innspill, men valgkomiteen utformer sin innstilling selvstendig

Driftsgruppen (§10)

Driftsgruppen rapporterer til styret gjennom:

  • Driftsleder
  • Frivilligansvarlig

Rutine mellom styret (§6) og personvernansvarlig (§3.1)

Styret skal:

  • Involvere personvernansvarlig tidlig i saker som gjelder nye systemer, nye behandlinger av personopplysninger, deling av personopplysninger eller forhøyet personvernrisiko.
  • Motta korte rapporter fra personvernansvarlig etter internkontroll, alvorlige avvik eller vesentlige risikofunn, og behandle oppfølgingssaker som krever styrevedtak, prioritering eller ressurser.
  • Bruke personvernansvarlig som rådgiver og kontrollfunksjon.
  • Vedta endringer i mandatet til personvernansvarlig og personvernkontakten ved behov, i tråd med vedtak fra ekstraordinært årsmøte 2026: «Styret gis fullmakt til å gjøre nødvendige presiseringer og praktiske endringer i mandatet for personvernansvarlig og personvernkontakten, når endringene er egnet til å ivareta og styrke funksjonenes formål, rolle og praktiske gjennomføring. Endringer kan ikke svekke personvernansvarliges uavhengighet, tilgang til nødvendig informasjon, ansvar for personvernkontakten eller mulighet til å følge opp personvernarbeidet i praksis.»

7. Økonomi og fullmakter

  • Leder og kasserer har signaturrett hver for seg opp til NOK 10.000,- (§6)
  • Større økonomiske disposisjoner skal behandles av styret samlet
  • Styret skal føre nødvendig internkontroll
  • Regnskap og bilag skal være tilgjengelig for revisjon
  • Oslo BDSM hefter kun for sine forpliktelser med foreningens formue
  • Styret skal sikre forsvarlig økonomisk dokumentasjon og sporbarhet

8. Medlemsforvaltning (§2)

Styret skal:

  • Behandle medlemssøknader
  • Sikre korrekt registrering av personopplysninger
  • Behandle søknader om medlemsfrys
  • Håndtere eksklusjon og sanksjoner i tråd med vedtektene og varslingsrutinene
  • Påse at medlemmer kjenner til vedtekter, leveregler og relevante rutiner
  • Sikre at medlemsinformasjon behandles konfidensielt

9. Taushetsplikt og habilitet (§5)

  • Alle styremedlemmer har taushetsplikt i saker av økonomisk og sensitiv natur
  • Taushetsplikten gjelder også etter avsluttet verv
  • Taushetsplikten gjelder også for opplysninger om medlemmer, frivillige og varslingssaker

Inhabilitet

  • Mulig inhabilitet skal opplyses om så tidlig som mulig
  • Styret vurderer habilitet i den enkelte sak
  • Nært slektskap, partnerskap eller økonomisk interesse kan medføre inhabilitet

Unntak og presiseringer

  • Varslingssaker behandles etter egne regler og rutiner
  • Dissens fritar ikke et styremedlem fra ansvar for å følge opp vedtak som er fattet av styret

10. Kontinuitet og overgang (§6)

  • Avtroppende styremedlemmer skal lære opp påtroppende medlemmer
  • Det skal gjennomføres minst ett overlappsmøte der både av- og påtroppende medlemmer deltar
  • Styret setter en dato for det obligatoriske møte mellom av- og påtroppende medlemmer. Dato gis til valgkomiteen, slik at de som stiller til nye styreverv kan holde av datoen fra de melder sitt kandidatur
  • Styret skal sikre forsvarlig overføring av dokumentasjon, tilgangsstyring og rutiner
  • Styret kan supplere enkelte roller ved fratreden i samsvar med §3.2

11. Arbeidsform og kultur

Styret skal:

  • Arbeide i tråd med foreningens formål (§1)
  • Bidra til et trygt, inkluderende og respektfullt miljø
  • Ivareta tillit og ansvarlighet i organisasjonen
  • Legge til rette for kunnskapsdeling og god kommunikasjon
  • Arbeide for forutsigbarhet og kontinuitet i driften
  • Styret skal legge til rette for at medlemmer og andre frivillige kan bidra til foreningens arbeid på ulike nivåer, også utenfor styret.
  • Styret skal organisere sitt arbeid på en måte som motvirker unødige flaskehalser og legger til rette for effektiv delegering, involvering og beslutningstaking.
  • Styret skal praktisere størst mulig grad av åpenhet i sitt arbeid. Informasjon og prosesser skal være åpne med mindre hensyn til personvern, taushetsplikt eller andre saklige forhold tilsier at de må behandles konfidensielt.

Styret skal opptre profesjonelt og lojalt overfor vedtak og retningslinjer vedtatt av årsmøtet.

12. Årsmøter og allmøter (§3)

  • Styret har et felles ansvar for planlegging, forberedelse og gjennomføring av årsmøtet. (ingen unntak)
  • Forslag som fremmes av styret til behandling på årsmøtet skal være behandlet og vedtatt av styret før de legges frem.
  • Arbeidet med årsmøter og allmøter, herunder utarbeidelse av saksgrunnlag og øvrige dokumenter, skal så langt det er praktisk mulig være åpent for organisasjonens drift. Dette skal legge til rette for bred medvirkning, innspill og tidlig forankring.
  • Større organisatoriske endringer som krever vedtak på årsmøtet bør, når det er hensiktsmessig, legges frem for ett eller flere allmøter i forkant, slik at de kan drøftes og forankres før årsmøtebehandling.
  • Det skal som hovedregel avholdes ett allmøte per semester. Veiledende tidspunkt er november og juni, med utgangspunkt i at ordinært årsmøte avholdes i mars.

13. Endringer av styreinstruksen

  • Styreinstruksen vedtas av styret
  • Instruksen skal revideres minimum én gang årlig
  • Revidering bør skje på første ordinære styremøte etter årsmøtet
  • Instruksen skal til enhver tid være i samsvar med vedtektene
  • Vesentlige endringer bør informeres til medlemmene gjennom styreprotokoll eller annen egnet kanal

Denne styreinstruksen er:

  • Tett koblet til vedtektene gjennom paragrafhenvisninger
  • Tilpasset Oslo BDSMs struktur med hovedstyre og arbeidsutvalg
  • Operativ og praktisk rettet for daglig drift
  • Tilpasset håndtering av sensitive saker, personvern og varslingssaker
  • Utformet for å sikre kontinuitet, tydelige ansvarsforhold og trygg organisasjonskultur