Vedtekter

Vedtektene ble sist oppdatert på årsmøtet 20.03.2022.

§ 1 Navn og formål

  1. Klubbens navn er Oslo BDSM.
  2. Oslo BDSMs primæroppgaver er å skape trygge rammer og et aktivt miljø for sine medlemmer.

§ 2 Medlemskap

  1. Minimumsalder er 18 år. Alle medlemmer plikter å sette seg inn i, og følge foreningens vedtekter og leveregler.
  2. Kontingenten fastsettes av årsmøtet etter forslag fra styret. 
  3. Alle medlemmer må identifisere seg med fullt navn, fødselsdato og gyldig epostadresse ved innmelding.
  4. Medlemskapet kan fryses ved rimelig grunn (for eksempel sykdom, lengre opphold utenbys) og etter søknad til styret.
  5. Medlemskap annulleres ved eksklusjon.

§ 3 Årsmøte

  1. Årsmøtet er Oslo BDSMs høyeste myndighet.
  2. Årsmøtet skal avholdes innen utgangen av mars, og medlemmene skal ha innkalling senest fire uker før møtet avholdes og alle saker skal være tilgjengelige for medlemmene senest to uker før årsmøtedatoen.
  3. Alle medlemmer deltar på årsmøtet med stemmerett.
  4. Det kan gis fullmakt til et annet medlem. Hvert medlem kan representere kun ett – 1 – annet medlem.
  5. Vedtak fattes ved alminnelig flertall. Vedtektsendringer krever 2/3 av oppmøtte stemmer.
  6. Dersom noen av de fremmøtte krever det skal avstemningene foregå skriftlig.
  7. Ethvert medlem kan kreve en sak oppført på dagsorden. Krav om dette, samt eventuelt forslag til vedtak, fremsettes overfor styret innen tre uker før årsmøtedatoen. 
  8. Endringer i vedtektene for Oslo BDSM kan kun gjøres på ordinært årsmøte.
  9. Oslo BDSM sitt styre kan ikke ta opp gjeld. Opptak av gjeld må vedtas av årsmøtet.

§ 3.1 Ordinære årsmøte skal behandle

  1. Valg av møteleder og en referent
  2. Godkjenning av innkalling og dagsorden
  3. Årsmelding
  4. Regnskap og revisjon
  5. Ansvarsfrihet for styret
  6. Budsjett
  7. Forslag til vedtektsendringer.
  8. Andre innkomne forslag
  9. Valg av tillitsvalgte
  10. Valg av klageutvalg, 3 faste, 2 vara
  11. Valg av valgkomite, 3 personer
  12. Valg av revisor
  13. Eventuelt

§ 3.2 Valg på årsmøte

  1. Alle medlemmer, inklusive de som ikke er tilstede på årsmøtet, er valgbare til alle verv. Ingen kan velges uten å ha sagt seg villig før valget foretas.
  2. Personvalg skal normalt sett foregå skriftlig. Ved like mange plasser som kandidater kan årsmøte velge ved akklamasjon.

§ 4 Valgkomiteen

  1. Valgkomitéens oppgave er å skaffe kandidater til alle verv, inkl. kandidater til møteleder og referent. 
  2. Valgkomitéen skal levere en innstilling av kandidatene til vervene som er på valg og er ansvarlig for å levere denne til styret innen oppgitt frist fra styret. Sammen med innstillinger skal det også være en oversikt over alle som ønsker å stille til valg.
  3. Valgkomitéen skal også bistå styret med å avvikle årsmøtet.

§ 5 Ekstraordinært årsmøte

  1. Ekstraordinært årsmøte innkalles etter vedtak i Oslo BDSMs styre eller etter skriftlig krav fra minst 10 % av medlemmene.
  2. I innkallingen til ekstraordinært årsmøte skal det oppgis hvilke saker som kreves behandlet.
  3. Ekstraordinært årsmøte avholdes senest 2 måneder etter at krav om dette er reist.

§ 6 Styret

§ 6.1 Styrets sammensetning 

  1. Styret består av 9 personer: Leder, nestleder, sekretær, kasserer, kartotekfører, 4 styremedlemmer.
  2. Leder representerer styret og klubben utad. Nestleder er leders stedfortreder
  3. Leder, sekretær og kartotekfører velges for 2 år i oddetallsår. Nestleder og kasserer velges for 2 år i partallsår. To styremedlemmer velges for 2 år og to styremedlemmer velges for 1 år. 
  4. Dersom styremedlemmer eller sekretær trekker seg i løpet av sin periode, kan styret supplere disse vervene selv for resten av perioden. 
  5. Ved ekstraordinære omstendigheter kan styret prolongere sin periode med maksimum seks måneder.
  6. Styrets funksjonstid er ikke fastsatt til en spesifikk dato. Den som trer ut av sitt verv skal sørge for overlapp og opplæring av den kommende. Det skal i tillegg avholdes et felles styremøte for både de som trer av og de som trer på.  

§ 6.2 Styrets møter

  1. Styret skal avholde minimum åtte styremøter i løpet av et år og kan møtes oftere ved behov. 
  2. Styret skal avholde møte når et av styremedlemmene krever det. Innkalling skal foreligge sju dager før.
  3. Sekretæren fører referat for styret, med hovedmomenter fra diskusjon og alle styrevedtak. Referatet godkjennes av styret i det påfølgende møte og er til internt bruk.
  4. I tillegg til referatet skal det publiseres en godkjent protokoll med bakgrunn for saker og vedtak i disse.
  5. Styremøter krever minst halvparten av styrets medlemmer for å være beslutningsdyktig, samt at leder eller nestleder er tilstede. 
  6. Styrets medlemmer har møteplikt med tale -og stemmerett.
  7. Personer med verv oppnevnt etter 6.3 f) har møte- og talerett.
  8. Styret fatter vedtak med simpelt flertall. Ved stemmelikhet skal voteringen gjennomføres på nytt, ved fremdeles stemmelikhet har leder, eller nestleder i leders sted, dobbeltstemme.
  9. For å fatte vedtak etter § 7.3 a) krever et kvalifisert flertall med ⅔ de fremmøtte styremedlemmene (rundet opp).

§ 6.3 Styrets ansvar og plikter

  1. Styret har taushetsplikt i henhold til standarder for organisasjoner i Norge.
  2. Kasserer fører regnskapet, samt er ansvarlig for at revisor får nødvendig informasjon i god tid før årsmøtet. 
  3. Kartotekfører holder oversikt over medlemmer i henhold til gjeldende GDPR retningslinjer og klubbens personvernerklæring.
  4. Leder og/ eller nestleder kan ved behov ivareta vervene nevnt i §6.3 a) og b) i kortere perioder, for eksempel ferie eller sykdom.
  5. Oslo BDSMs styre kan opprette samarbeidsavtaler med andre foreninger.
  6. Styret kan oppnevne personer utenfor styret til følgende verv ved behov: arrangementsansvarlig, frivilligansvarlig, utleieansvarlig, baransvarlig, vaskeansvarlig og innkjøpsansvarlig. Listen er veiledende og ikke uttømmende. Styret kan dermed opprette flere/andre verv ved behov.
  7. Styret kan nedsette arbeidsgrupper, interessegrupper og lignende ved behov. Styret fastsetter retningslinjer og rapporteringsplikt for gruppene.
  8. Styret kan avsette personer oppnevnt som følge av §6.3 f) og g) med alminnelig flertall.
  9. Leder og kasserer forplikter Oslo BDSM med sine underskrifter enkeltvis for utgifter oppad til NOK 10.000,-. Oslo BDSM hefter for sine forpliktelser med sin formue alene.
  10. Styremedlemmer plikter å opplyse om mulig inhabilitet i saker som berører familie eller nære relasjoner. Styrets flertall avgjør hvem som er habile.

§ 7 Personsaker

§ 7.1 Opprettelse av personsak

  1. En personsak kan opprettes dersom styret mener det foreligger bekymringsverdige forhold. Om mulig, skal personsaken behandles på lavest mulig nivå.
  2. Dersom styret får inn et varsel, skal det normalt sett i regi av styret opprettes en personsak i dialog med varsler. Varsler må ha gjort seg til å kjenne for minst ett styremedlem, og kan om ønskelig være anonymisert for resten.
  3. Varsler kan kun kreve at en personsak opprettes om de har sendt inn et varsel via e-post til styret.

§ 7.2 Behandling av personsaker

  1. Saksbehandling skal utføres med hensyn til å minimere fare for gjengjeldelse ovenfor varsler.
  2. Styret er pliktig til å hente inn mulig relevant informasjon før et vedtak fattes etter §7.3 a) og i tråd med §7.2 a).
  3. Enhver person det er opprettet personsak mot, skal som hovedregel gjøres kjent med at en personsak foreligger og innholdet i personsaken før et vedtak fattes. Tilpasninger, eventuelt fravikelse kan gjøres i samråd med varsler.
  4. Inntil fattet vedtak, kan styret nekte anklagde adgang til arrangementer dersom det foreligger bekymringsverdige forhold. Maksimal varighet er tre måneder. Ved ekstraordinære omstendigheter kan varigheten forlenges med inntil 1 måned om gangen, med en begrunnelse fra styret.
  5. Hvert styremedlem skal gjøre en habilitetsvurdering. Styret kan pålegge et styremedlem inhabilitet.
  6. Hvis kravet i § 6.2 e) ikke kan oppfylles, kan saken videresendes til samarbeidsforumet eller et styret i en samarbeidende forening.

§ 7.3 Konsekvenser

  1. Styret kan fatte vedtak for å sanksjonere anklagede etter vurdering av sakens natur, alvorlighet, fare for gjentagelse, tyngden av bevis, grad av skyld, grad av erkjennelse og villighet til å lære.
  2. Alle parter kan anke en personsak. Fristen for å anke er fire uker fra utsendt vedtak og må gjøres via epost. Ankeprosessen er beskrevet i Reglement for personsaker.

§ 7.4 Annet

  1. Leveregler og Reglement for personsaker kan kun endres etter vedtatt forslag til årsmøtet.
  2. Alle dokumenter tilhørende saken anonymiseres etter endt saksbehandling. Kun leder skal ha tilgang til identitetene.
  3. Klageutvalget består tre medlemmer og to vara. Ved tomme plasser, kan styret etterfylle.

§ 8 Mistillit

  1. Klubbens medlemmer kan fremme mistillitsforslag mot tillitsvalgte som er valgt iht. § 3.1 punkt 9.  Slike forslag kan bare behandles av årsmøtet, og må være fremmet en uke før årsmøtet. Mistillitsforslag vedtas med 2/3 flertall.
  2. Dersom mistillitsforslaget mot en tillitsvalgt blir vedtatt, kan årsmøte vedta å holde nyvalg på disse posisjonene for resten av vervets funksjonstid.

§ 9 Oppløsning

  1. Forslag om oppløsning behandles på to påfølgende årsmøter og/eller ekstraordinære årsmøter med minst seks ukers mellomrom.
  2. Oppløsning kan kun vedtas med 3/4 flertall blant de frammøtte i begge årsmøter.
  3. Ved oppløsning plikter siste årsmøte å vedta fordeling av eventuelle overskytende midler etter at all gjeld er gjort opp.

§ 10 Ikrafttredelse

  1. Disse vedtektene trer i kraft etter møteslutt når de er godkjent av Oslo BDSMs årsmøte.