Varslingsrutiner

Formål

Varslingsaker er de desidert mest sensitive temaet i miljøet. Dokumentet setter klare forventninger for redelig og fornuftig saksbehandling av varslingssaker og gir en utdypning av vedtektene og skal brukes som referanse for varslingsutvalget og andre involverte i en varslingssak.

Generelt

Ethvert medlem av klubben kan melde inn til varslingsutvalget om bekymringsverdige forhold eller sende inn et varsel.
Varslingssaker behandles som hovedregel av varslingsutvalget i Oslo BDSM selv.

Varslingsutvalgets plikter

• Utvalget skal behandle alle henvendelser som varslinger og andre bekymringsverdige forhold som mottas fra Oslo BDSMs medlemmer. Alle varsler skal besvares uavhengig av om det opprettes varslingssak.
• Under normale omstendigheter skal alle henvendelser til varslingsutvalget gis en førsterespons innen sju-7- dager fra den er mottatt.
• Om medlemmer frafaller varslingsutvalget eller ankeutvalget, uavhengig av grunn, skal utvalget suppleres fra styret.
• Ved midlertidig eksklusjon av anklagene per [sett inn riktig referanse til vedtektene her] registrerer kartoteksfører dette i kartoteket.

Partenes rettigheter

• Varsler kan være anonym. I dette tilfelle trenger de bare gjøre seg kjent for ett enkelt medlem av varslingsutvalget. Ved sakens konklusjon vil også hovedstyret og personvernsansvarlig kjenne identiteten.
• Ingen medlemmer har innsyn i pågående saker, inkludert deres eksistens.
• Alle parter skal høres.
• Konklusjon av sak gjøres bare kjent for styret, ikke for øvrige medlemmer. Frivillige vil gjøres kjent om eksklusjoner når det er nødvendig.

Saksgang i en varslingssak

1. Habilitetsvurdering

2. Kontakt varsler og anklagede

3. Undersøk saken

1. Samtaler med alle parter
2. Under prosess kan anklagede suspenderes fra klubben frem til saken er konkludert. Dette skal meldes fra til kartoteksfører sammen med en behandlingsfrist.

4. Fatte konklusjon

1. Simpelt flertall. Ved stemmelikhet teller leders stemme dobbelt.

Retningslinjer for saksbehandling

• Varslingsutvalget skal ha innledende samtaler med alle involverte parter, både for å starte prosessen, men også for å ha en forventningsavklaring om prosessen.
• Møt alle parter med respekt, nysgjerrighet og en lyttende fremtoning. Lytt først, deretter spør. Vær bevisst på hvordan spørsmål vinkles.
• Skikket fremferd overfor varsler og anklagede er avgjørende for god og redelig saksbehandling Både varsler og anklagede kan kjenne på en rekke følelser, og det ligger på varslingsutvalget å gjøre prosessen minst mulig belastende for alle parter
• Tankeprosessen til anklagede er like viktig, om ikke viktigere enn hendingsforløpet. Ha en åpen diskusjon om dette.
• Bevisstgjøring fremfor skammeliggjøring. Dersom anklagede vedgår hva som anses som kritikkverdige forhold, bør disse tas opp konstruktivt for å oppmuntre til refleksjon hos anklagede. Det kan føre til mer ærlighet og en vei for å lære.
• Kritisk informasjon skal bli nedskrevet, enten via digital utveksling eller referert av en saksbehandler i sanntid. En varslingssak kan ha blitt gjenopptatt eller være omfattende i omfang som gjør det utfordrende for saksbehandlerne å gjennomføre saksbehandlingen og presentere de relevante delene av varslingssaken overfor resten av styret.
• Vær forsiktig med å utlevere for mye informasjon til varsler eller anklagede, både underveis og i etterkant av saken.. Et godt eksempel vil være hvor eksistensen av andre varslingssaker røpes, men ingen detaljer som vil hjelpe varsler å fortsette prosessen og vil ikke ha en negativ innvirkning på de andre varslingssakene.
• Diskusjoner rundt varslingssaken skal kun foregå på sikre og godkjente kanaler. Unngå navn og bruk pseudonymer hvor det lar seg gjøre.
• Ingen utenom varslingsutvalget, varsler og anklager, evt. innkalte vitner, skal vite om eksistensen av en varslingssak. Dersom en utenforstående spør, skal vi unnlate å svare, uavhengig om det stemmer eller ikke. Unntak til dette kan leses i deling av varslingssaker.

Fullførelse, oppfølging av varslingssaker, vedtak og sanksjoner

I hver varslingssak skal det fattes et vedtak, men hvert vedtak trenger ikke å inneholde en sanksjon.
En sanksjon skal kun benyttes der det er nødvendig og det er ingen automatikk at en part skal sanksjoneres for sine handlinger eller meninger.
Sanksjoner skal primært fungere som et verktøy for å gjøre miljøet tryggere. Konklusjonen skal arkiveres iht. §11.3 sammen med annen tilhørende dokumentasjon.
Anklagede skal umiddelbart få tilsendt vedtaket og hva det vil innebære.
Varsler skal få beskjed om utfallet i saken.
Ankeretten skal opplyses om til begge parter.
Både varsler og anklagede kan ønske videre oppfølging i form av en samtale eller check-in.
Saksbehandler bør forhøre seg om dette ved sakens slutt.

Veiledende momentliste for sanksjonen

• Hvordan den anklagede oppfører seg. Det vil være stor forskjell på en som viser ydmykhet og vilje til å lære av hendelsen, og en som ikke en gang erkjenner at noe galt har skjedd. Risikoen for videre brudd er sentralt. Dette er viktigere enn hvor alvorlig den/de utløsende hendelsene var.
• Varsler kan være mer opptatt av å bli trodd, at vi viser at vi tar affære og at vi følger med på den anklagede i ettertid, enn at sanksjonen skal være strengest mulig der og da.
• Eventuelt tidligere klager eller sanksjoner, også fra andre klubber eller foreninger. Gjentatte brudd vil være skjerpende.
• Risikoen for videre brudd. En anklagede som har begått et grovt overtramp, men som har lært og har forsonet med varsler er det mindre behov for å sanksjonere enn en anklagede som begår gjentatte mindre overtramp.

Anke

• Alle parter kan anke et vedtak fattet i en varslingssak, uavhengig av utfall. Det er felles frist på fire uker og må gjøres ved skriftlig beskjed til varslingsutvalget. Varslingsutvalget skal iverksette ankeprosessen ved å kontakte ankeutvalget og oversende saksgrunnlaget.
• Enhver behandlende part i ankeprosessen er underlagt taushetsplikt med en signert taushetserklæring. Verken varslingsutvalget eller styret skal være delaktig i beslutningsprosessen, men et designert styremedlem skal være tilgjengelig underveis for spørsmål. Det kan kun ankes én gang og beslutningen fattet ved endt anke vil være endelig.
• Under normale omstendigheter kan det forventes at anken behandles ferdig innen tre måneder.
• Hvis en part prøver å påvirke ankeprosessen på en urettmessig måte, skal ankeutvalget vurdere skjerpede konsekvenser.
• Det interne ankeutvalget er den ordinære instansen for behandling av anker. Først når dette ikke er beslutningsdyktige (færre enn tre), skal neste instans i rekkefølgen vurderes.

Ankeutvalget

• Oppnevnt av årsmøtet. Består av 1 leder, 2 medlemmer og 2 varaer i prioritert rekkefølge.

Kontrollkomiteen til SMil

• Dersom det interne ankeutvalget ikke er habil, kan varslingsutvalget søke råd hos kontrollkomiteen i SMil og eventuelt oversende saken til en samarbeidende forening etter gjeldende GDPR reglement.

Behandling av anken

Saksgrunnlaget vil være så langt som mulig en anonymisert versjon og det skal ikke gjøres ytterligere undersøkelser av sakens forhold.
Konklusjonen av anken skal ende i opphevelse av vedtaket, bekreftelse av vedtaket eller justering av vedtaket. Ufullstendig saksbehandling av styret skal ikke automatisk medføre opphevelse av fattet vedtaket, men må ses som et formildende moment.

Rutiner og retningslinjer ankeutvalget

Ankeutvalget skal få følgende informasjon fra varslingsutvalget:

1. Saksgrunnlag tilpasset ankeutvalget med nødvendig anonymisering.
2. Avgjørelse med tilhørende vurderinger.
3. Opplysninger om saksgangen så langt, slik som korrespondanse og møter.

Ankeutvalget skal ikke gjøre egne undersøkelser, men ser på tilsendt informasjon. Følgende momenter bør vurderes:

1. Har varslingsutvalget gjort tilstrekkelig med undersøkelser i forbindelse med saken?
2. Har prosessen etter beste skjønn vært redelig, slik at også den anklagede har fått sjansen til å bli hørt?
3. Har styret gjort riktige vurderinger ut fra informasjonen de har hatt? Deling av varslingssaker – kommer til å bli oppdatert i henhold til GDPR regelverket

Deling til samarbeidende og nærliggende foreninger

• Ved en varslingssak som ender i permanent eksklusjon, skal det oversendes identifiserende informasjon om den anklagede til samarbeidende foreninger. Hvis forholdene er grove og risikoen anses som høy, skal det følge med en advarsel. Ved tidsbegrensede eksklusjoner skal behovet for deling vurderes. Deling av tidsbegrensede eksklusjoner skal ikke gjøres med foreninger uten samarbeidsavtale.
• Varselet skal sendes ut snarest etter fattet vedtak. Ved vellykket anke skal en kontrabeskjed sendes.

Eksterne varslingssaker

• Vedtak i varslingssaker fra andre foreninger og klubber som blir tilsendt Oslo BDSM skal som regel etterkommes. Oversendelse skal gjøres via offisielle kanaler og lagres etter samme rutine som interne saker.
• Det kreves av den gitte forening å informere vedkommende om at vedtaket vil imøtekommes av Oslo BDSM eller at kontaktinformasjon til vedkommende oversendes.

Myndighetene

I noen varslingssaker er det høyst reelt at myndighetene bør blandes inn eller kontaktes.
Det kan være fordi varslingssaken er meget alvorlig, inneholder et mulig lovbrudd eller vi vet det foreligger en dom mot anklagene.

Politiet

Dersom det foreligger en mistanke om lovbrudd vil man anbefale den berørte å anmelde saken hos politiet. Varslingsutvalget kan ikke sende inn en anmeldelse på vegne av den som har varslet, men kan være en støttende part dersom det er ønskelig
Det er viktig at man også tenker på avvergingsplikten i straffeloven i slike situasjoner.
Dersom forholdet anmeldes, skal ikke varslingsutvalget undersøke saken før den er ferdig behandlet hos politimyndighetene.

Domstolene

Å hente ut en rettskraftig dom er mindre inngripende, men fortsatt ikke noe som skal gjøres uten betenkning. Det krever kjennskap til forholdene som foreligger dommen og annet for å kunne hente den ut.

1. Korrekt domstol må kontaktes. Dommen kan kun hentes ut fra domstolen hvor anklagede ble dømt. Dette er gjerne den tilhørende domstolen til bostedet til anklagede under siktelsen. Se oversikten her.
   1. En forespørsel sendes inneholdende.
      Fullt navn til anklagede (gjerne annet av personalia).
   2. Hva anklagede er siktet for (omtrentlig).
   3. Ca. når rettssaken gikk (årstall som minimum).
2. Dommen er ikke begrenset for gjengivelse og saken er ikke eldre enn fem år.